Li recordem que, per a totes aquelles societats que el tancament de l’exercici social de les quals coincideix amb l’any natural (31 de desembre), el termini per a la formulació dels comptes anuals pels administradors de les societats, corresponents a l’exercici social tancat a 31 de desembre de 2017, va finalitzar el passat dia 31 de març de 2018, i el termini per a l’aprovació dels comptes anuals per la junta general de socis/accionistes finalitzarà el pròxim dia 30 de juny de 2018. I a més en el mes següent a la celebració de la junta general hem de dipositar els comptes anuals 2017 en el Registre Mercantil.
Atenció. Podrà endarrerir la presentació dels comptes anuals com a màxim fins al dia 30 de juliol de 2017.
Ja estan disponibles els models normalitzats de comptes anuals corresponents a l’exercici 2017 que hem de presentar al Registre Mercantil per al seu dipòsit, una vegada publicada l’Ordre JUS/319/2018, de 21 de març, per la qual s’aproven els nous models per a la presentació en el Registre Mercantil dels comptes anuals dels subjectes obligats a la seva publicació.
La principal novetat que introdueixen els nous models està motivada per la Directiva (UE) 2015/849 del Parlament Europeu i del Consell de 20 de maig de 2015, relativa a la prevenció de la utilització del sistema financer per al blanqueig de capitals o el finançament del terrorisme. Concretament, consisteix en un nou formulari en el qual s’ha de manifestar l’anomenada «identificació del titular real de la societat».
Es tracta d’una nova pàgina incorporada al model normalitzat en la qual hem d’indicar les dades identificatives d’aquelles persones físiques amb un percentatge de participació superior al 25%, sigui de forma directa o indirecta, i en aquest últim cas s’han de reflectir les societats intervinents en la cadena de control. Si no existís cap persona física que posseeixi o controli un percentatge superior al 25% del capital o dels drets de vot, s’hauran d’indicar les dades identificatives dels administradors o responsables de la direcció de l’entitat. A més, en els següents exercicis aquesta nova declaració només s’haurà d’emplenar si s’han produït canvis en la titularitat real.
S’ha de tenir en compte que estan subjectes a l’obligació d’identificar al titular real totes les persones jurídiques domiciliades a Espanya que dipositen comptes anuals individuals, incloses les pimes, a excepció de les societats que cotitzin en un mercat regulat.
A més, els nous models incorporen novetats pel que fa a la divulgació d’informació no financera i informació sobre diversitat per part de determinades grans empreses i determinats grups, que té com a objectiu identificar riscos per millorar la sostenibilitat i augmentar la confiança dels inversors, els consumidors i la societat en general. Per a això incrementa la divulgació d’informació no financera, com poden ser els factors socials i mediambientals.
La present Ordre va entrar en vigor el dia 28 de març de 2018 i els nous models resulten d’aplicació per a la presentació dels comptes anuals de l’exercici 2017 excepte per a aquelles companyies que hagin aprovat i efectuat el dipòsit dels seus comptes anuals en el Registre Mercantil competent amb anterioritat a l’entrada en vigor d’aquesta nova normativa.
Qui té l’obligació de presentar els comptes anuals?
Els administradors de la societat, que han de presentar en el Registre Mercantil del domicili social certificació dels acords de la junta de socis d’aprovació d’aquests comptes, d’aplicació del seu resultat, així com, si escau, l’informe de gestió i l’informe de l’auditor, quan la societat estigui obligada a auditoria o que s’hagués acordat a petició de la minoria.
Els comptes anuals són objecte de publicitat i qualsevol pot consultar-los i obtenir informació del Registre Mercantil de tots els documents dipositats.
Atenció. Els administradors de la societat són els qui tenen l’obligació de convocar la junta de socis on se sotmetrà l’aprovació dels comptes i, una vegada aprovats, dur a terme el seu posterior dipòsit davant el Registre Mercantil en el mes següent.
Si no es dipositen els comptes
Si diposita els comptes més tard, la seva empresa podrà ser objecte de les següents sancions:
- Una multa d’entre 1.200 i 60.000 euros. L’import concret es determinarà en funció de les partides de l’actiu i de la xifra de vendes declarades en l’últim impost sobre societats. Si l’empresa (o el grup d’empreses) té un volum de facturació anual de més de 6 milions d’euros, l’import màxim de la multa pot arribar a ser de 300.000 euros.
- A més, si passa un any des de la data de tancament de l’exercici sense que s’hagin dipositat els comptes anuals, el Registre Mercantil quedarà “tancat” per a la seva empresa. És a dir, fins que no els dipositi, no podrà inscriure la majoria d’acords de la societat (per exemple, una escriptura de canvi de domicili o d’ampliació de capital).
Atenció. Si els comptes anuals no s’haguessin dipositat per no estar aprovats per la junta general, el tancament registral es podrà evitar si aquesta circumstància s’acredita amb certificació de l’òrgan d’administració expressant la causa de la falta d’aprovació. Si aquesta situació persisteix, cal presentar la certificació cada 6 mesos.
No obstant això, encara que passi un any sense que la seva empresa presenti els comptes anuals, sí que podrà inscriure en el Registre Mercantil determinats documents: el cessament de l’administrador, una revocació de poders, la dissolució de la societat i el nomenament de liquidadors.
A més, en cas d’incomplir amb la seva obligació de presentar els comptes anuals en el Registre Mercantil del domicili social, al mes següent de la seva aprovació, els administradors estarien incomplint la legislació vigent amb les següents conseqüències:
- No es permetrà la inscripció de cap document referit a la societat mentre l’incompliment persisteixi, amb el que entre altres coses no es podran nomenar administradors, ni atorgar poders, fins que els comptes no estiguin dipositats.
- En el cas dels administradors, la no presentació dels comptes suposa que no s’ha actuat amb la diligència adient d’un empresari ordenat i en conseqüència si s’origina un dany a la societat, tant la pròpia societat com els socis o un tercer podrien reclamar els danys causats a la societat. A més en el cas que la societat es trobi en una situació d’insolvència, la falta de diligència en l’actuació de l’empresari en la no presentació dels comptes, pot suposar que hagi de respondre dels deutes de la societat, ja que la Llei concursal estableix com un supòsit de concurs culpable la no formulació dels comptes anuals, no sotmetre’ls a auditoria si estigués obligat, o la falta de dipòsit dels comptes en el Registre Mercantil en algun dels tres últims exercicis anteriors a la declaració de concurs.
Atenció. Quan una societat no està obligada a auditar-se, els socis que representin almenys un 5% del capital (per si sols o agrupats) poden sol·licitar al registrador que nomeni a un auditor perquè revisi els comptes. La sol·licitud s’ha de realitzar abans que hagin transcorregut 3 mesos des del tancament de l’exercici dels comptes que s’auditaran.
